Avocats, comptables, notaires : où stocker vos archives ?

Les archives, quelle galère… La loi prévoit un délai légal de leur conservation plus ou moins long selon le type de document. Pour éviter de crouler sous une pile de paperasse, de nombreux professionnels se tournent vers la location d’espaces inoccupés chez des particuliers tels que des box, garages, caves ou encore greniers.

Busy GIF - Find & Share on GIPHY

Quels sont les délais de conservation des documents ?

  • Documents sociaux : durée illimitée
  • Documents comptables : 10 ans
  • Documents commerciaux : de 2 à 30 ans
  • Documents du personnel : de 1 ans à durée illimitée
  • Documents numériques : 3 ans

Il faut bien l’avoir en tête : Tout document émis ou reçu par une entreprise dans un cadre professionnel doit être conservé selon des durées minimales imposées par la loi pour être en règle avec le fisc, le comptable et la chambre de commerce. Dossiers, classeurs comptables, contrats, factures,… l’archivage concerne tous types de documents et touche de nombreuses professions. Même si la transformation numérique commence peu à peu à s’attaquer au problème, tout reste à faire !

Box à louer archives

Quelles structures sont tenues de conserver leurs archives ?

TPE, PME et indépendants, les métiers les plus exposés sont bien-sûr : les avocats, les experts comptables et les notaires. Les télétravailleurs ont également tout intérêt à trouver un espace externe à leur domicile pour archiver leurs documents professionnels et ainsi libérer de la place dans leur logement.

Pourquoi louer un espace de stockage chez un particulier ?

Plutôt de que de louer un bureau supplémentaire juste pour entreposer vos papiers ou de laisser s’entasser le tout dans vos locaux, vous pouvez faire appel à une solution ultra flexible et moins cher pour vos archives : le stockage chez un particulier.

Cela vous permettra en premier lieu de pouvoir y accéder plus facilement qu’en optant pour du self stockage traditionnel. Les box de self-stockage sont généralement situés en périphérie de ville alors qu’un voisin aura peut-être un espace inoccupé juste à côté de votre entreprise. Une aubaine pour vous professionnel qui aurez régulièrement besoin d’ajouter à cet espace d’autres documents de façon quotidienne.

Peut-être y’en a t-il un près de chez vous ?

Box à louer archives

Le stockage entre particuliers est une solution économique.  Jestocke.com est jusqu’à 60% moins cher que les organismes professionnels. L’assurance est incluse et aucun frais de dossier n’est demandé.

Contrairement aux garde meuble ou box de self stockage très « normés » vous pouvez choisir le nombre de m2 dont vous avez réellement besoin.

Quelques conseils pour stocker vos archives

  • Réfléchissez bien amont du volume dont vous aurez besoin pour stocker. Prenez en considération tous les documents que vous possédez déjà et ceux qui se rajouteront au fur et à mesure de l’évolution de votre société.
  • Dans vos recherches, vérifiez avec le propriétaire la salubrité des lieux, surtout s’il s’agit d’une cave. L’endroit doit être bien ventilé et ne pas présenter de trace d’humidité. Pour garantir une bonne ventilation dans le local de stockage, le rayonnage ne doit pas aller jusqu’au plafond. L’isolation est aussi à prendre en compte, afin d’éviter de trop grandes variations de température. Pour les archives physiques, la température conseillée et de 18° C. Certaines annonces sur Jestocke.com précisent l’état des espaces à louer et s’il y est possible d’entreposer des archives. Demandez également bien au propriétaire s’il est en zone inondable ou non.
  • Vous pouvez investir dans des étagères métalliques pour ranger vos documents. On en trouve dans toutes les tailles et à tous les prix sur Internet.

classeurs archives - stockage

  • Mettez en place une bonne organisation de vos documents pour pouvoir être toujours bien ordonné par la suite.
  • Réfléchissez à la façon dont vous allez stocker vos archives. Les plus anciennes ou celles dont vous n’aurez pas l’utilité peuvent aller au fond. Les documents de la vie courante doivent au contraire se trouver à un endroit facile d’accès. Les documents doivent être facilement retrouvables en cas de consultation régulière, contrôle par l’administration, litige devant les tribunaux.

NB : Il arrive que certains documents sensibles doivent être stockés dans des coffres-forts ou des chambres fortes afin d’être conservés en l’état et d’éviter tout risque de vol, de perte ou de détérioration.

Box à louer archives

A lire aussi :

Stockage : que faire des archives ?
– Beaulieubox à Beaulieu-sur-mer : le top du self stockage
– Comment maîtriser ses coûts de stockage ?

Share Button

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *